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サイボウズ式にとても効率的にプロジェクトが進む「サイボウズLIVE」
どんな企業でも仕事プロジェクトは複数の取引先と進めるときが多いはずです。そうした外部とのやり取りを会社はどのように進めているでしょうか。一般にメーリングリストを作成して管理するケースが多いのですが、進んでる会社はBTSなど利用してるかもしれません。
そこで今回は、企業や組織内の情報共有やコミュニケーションを支援するソフトウェアを提供しているサイボウズをご紹介したいと思います。
サイボウズLIVE（cybozu live）を利用すれば、サイボウズ式にとても効率的にプロジェクトが進みます。サイボウズLIVEは、プロジェクトチームの運営に必要な機能がそろったグループ専用のソフトウェアです。
サイボウズLIVEの特色
サイボウズLIVEとは、１グループ２０名以下のプロジェクトチームならいくつでもグループを作成することができ、スマホからのログインでチャットや掲示板、ファイル共有など無料で利用が可能のアプリケーションです。
グループウェアのトップページには、すべてのプロジェクトを含めた予定が掲載されているのでタスクを一元管理しやすく使い方が簡単と評判です。
サイボウズLiveの無料登録はこちら
https://cybozulive.com/loginサイボウズLiveのスケジュール機能
サイボウズLiveのスケジュール機能は、シンプルな使い心地で優れています。仕事で一回でも利用したことがあればこの使い勝手の良さはご存知のはずでしょう。スケジュール可視化はとても重要なことですが、多くの会社がそれをExcelで管理しています。これではスケジュールを見るために、いちいちExcelをみる必要があって大変です。更新をすればファイル受け渡しによりミスが起こりやすいデメリットをはらんでいます。
さらに、気密性の高いファイルのセキュリティ面でも、どこか不安がぬぐえ切れません。サイボウズLive共有フォルダ機能を利用すれば、メンバー内で安全にファイル共有することができます。アドレスが分かっていれば誰でもダウンロード可能です。
１つのプロジェクトごとにグループを立てると、ファイルが多すぎて混乱やミスをすることがなくなります。フォルダ機能もあって整理も楽です。ネット時代多くのことをネットを通じて行ってますが、メールのやり取りが多くて逆に煩雑になったりしてしまいます。
サイボウズLiveを利用して、チーム力向上必須アイテムのプロジェクトを少しでもスムーズにできればと思います。
サイボウズのLIVE掲示板
サイボウズLIVE掲示板は、トピックスごとスレッドを分けられているので見落としがなくなりました。未読などは色分けされているのでミスもしづらいです。サイボウズLIVEのToDo機能はプロジェクトごとの作成できるので、担当者と締め切りなど明確にだれの責任かわかりやすくなります。
効率の良いメール管理
メールでやり取りするときの一番の問題は見落としがあることです。これはメールがトピック別にきれいに分けられていないことが多いからです。もしメールをきれいに整理するとなると受取り側がフィルタ設定をする必要が出てきます。しかし、メールの受取り側に任せれば人により整理法が違ったり全く整理しない方もいて、情報交換やメールのやり取りの効率性がバラバラになってしまう危険性があります。
サイボウズLIVEのメールは大きな要領を送れませんが、通常の業務に最適な機能が整っています。サイボウズLIVEなら自分に関係のないメールの投稿が続いていれば、さらりと見るだけでメールを既読することも可能で効率性に長けています。
チームでのサイボウズ活用法
サイボウズは基本的なスケジュール機能はもちろん問題なく使えますし、アイコンもわかりやすくて見やすいのでオペレーション性もいいと思います。書類の共有もできるので、有給の申請書など社内の共通フォーマットはすべてサイボウズを通して入手できていて便利です。
他には多数決をサイボウズ上で取れたり、アンケートのような機能もあったのがとても便利です。多数決は36協定の従業員代表選出の際に利用しました。
サイボウズを使う前まで、従業員代表の選出にはメールにて従業員からの賛成と反対を募っていましたが、メールだと返信率が悪く過半数に到達するまで時間がかかっていました。
サイボウズを使うようになってからは従業員からのレスポンスもよく、またメールをたくさん受け取る必要がなくなり、ワークスタイルが改善されたのも良かったです。
また、従業員への情報セキュリティ教育の際にアンケートの機能が役立ちました。
これまではセキュリティテストを紙で印刷させて提出していましたが、こちらでアンケート形式でテストを用意したところ、レスポンスも良くなり回収したテスト用紙の保管場所にも困らなくなりました。
さらに、他拠点の従業員からのテスト用紙回収の際にPDFで送ってもらったり、郵送してもらったりという余計な手間がなくなりました。サイボウズの導入は、業務の効率化に一役買っています。
サイボウズさえあれば、どの部署とでも大抵の情報やデータの共有が簡単にできてしまうのでとても助かっています。
利用規模で選べるサイボウズ
サイボウズLiveの他にもサイボウズには様々なワークの管理がiphoneで利用できる無料アプリのサイボウズ kunaiがあります。
サイボウズLiveよりもさらに利用規模の拡大を求める企業には、APIが準備されているサイボウズキントーン（cybozu kintone）や、標準装備で豊富な機能を備えたサイボウズ オフィス10（cybozu office10）など最適なソフトウェアでしょう。
さらに、大企業向けの管理機能を搭載し、日本語、英語、中国語と3か国語対応でグローバルな操作が可能なサイボウズ ガルーン4（cybozu garoon 4）などがあります。
どのようなソフトウェアを導入するかは、グループや企業のニーズに沿ったクラウドサービスの選択肢から採用が求められます。
