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文字数カウントを効率的に調べる方法！ワードやエクセルでも簡単
ビジネスシーンでワードやエクセルを使う機会は多いですね。特に、仕事で使う文章は文字数が制限されている場合もあり、限られた文字数で要点をまとめる能力が求められます。例えば、役所に提出する文書はあまり長すぎても良くありません。また、仕事の仕様書として文字数が指定されている場合も同様です。
そんな時、ワードやエクセルはどうやって文字数をカウントすれば良いのでしょうか？
ワードで文字数カウントを調べる方法
ワードで文字数のカウントを調べる場合は、非常に簡単です。ワードは文章を入力している途中、左下に入力文字数が表示されます。よって、ワードで文字数カウントは自動で計測されます。これはとても便利で、自分が文章を打ち込むと同時に分かります。簡単に調整が効くわけです。また、あるブロックの文字数を知りたい時も簡単です。
調べたい文章に対して、シフトキーを押したまま選択するだけで、当該の文章の文字数が自動でカウントされます。
実は、昔のワードは文字数カウント、というボタンを別途押さないと文字数が分かりませんでした。今ではリアルタイムで文字数が分かるのでとても便利ですね。
エクセルで文字数カウントを調べる方法
次に、エクセルで文字数カウントを調べる方法を紹介します。エクセルは文章を入力するより、表計算や数式入力に用いる方も多いです。しかし、羅線入力が優れているため、形式ばった文章を書くことに向いています。つまり、ワードと同じ感覚で文章作成に用いるのです。
このとき、文字数カウントができないと不便ですね。実はエクセルはワードのように便利な機能はありません。
そこで関数を使います。excelの関数でLEN関数といいます。LEN関数を使うと、特定のセル内にある文章の文字数をカウントできたり、特定の文字だけをカウントするなど、幅広い使い道が可能となります。
例えば、セル内に「エクセル」という文字を入力し、LEN関数を使うと文字数４と表示されます。
このLEN関数が便利な点は、セル内の文字数をカウントできる点です。セル毎に文字数が分かってしまうので、文字数を統一することで整った文章にすることができます。
ワードとエクセル、文章を書くのならどちらがおすすめ？
先に述べたように、ワードとエクセルの両方で文章を書くことが可能で、文字数のカウントも行えます。私は両方使いますが、やはり文章作成にはワードがおすすめです。何より、簡単です。文字数を意識して書く仕事の場合、何も考えずともワードの左下に文字数がカウントされています。それを見ながら文章量を調整するなど、ビジネスで大変役に立つからです。
また、スペルチェックや文章表現チェックも嬉しいですね。単純な誤記はワードを使うことで防ぐことができます。
一方エクセルは、文章作成以外でも役に立つ反面、文章表現チェックや文字数カウント機能の面でもやや難があります。ただし、機能が多い分、使いこなすことができればエクセルに軍配が上がるかも知れません。
一長一短があるワードとエクセル、ビジネスでは両方使うのである程度、使いこなす技術が必要ですね。
文字数カウントでレポート提出も安心！
学生の皆さん、レポートを提出する際、教授の指示で「原稿用紙4枚分」「4000字以上」なんて言われたことありませんか？レポートを書いて提出するときに、「文字数足りてるかな？」といちいち数えるなんて大変ですよね。
そんな時に役立つのが「文字数カウント」です。当たり前の機能のように感じるかもしれませんが、知らず知らずのうちに皆さんは使っているかもしれませんね。
きっと、レポート途中にカウントの数字をみて、「半分終わった！」と喜んだりしているはずです。
これからも文字数カウントを活用して、レポート作成を頑張ってください。提出されたレポートを、もしかしたら教授も文字数をチェックするためにカウント機能を利用しているかもしれません。
文字数カウントの公式ホームページはこちら
